【議会の悩み解消①】ムダな会議をなくす方法！まずは自分が責任をとって動く

こんにちは。

広報担当杉田です。

「会議に集中しなきゃ」

そう思うときほど、終了時間が気になって会議の内容に集中できない、という経験をしたことはありませんか？

私も、受け身で会議に参加していたときには睡魔と闘うだけの場でした。

しかしそんな退屈な会議も、自分の参加する姿勢やスタンス次第では、自分の成長やステップアップにつながるチャンスになるかもしれません。

以前いた会社で体験したことや友人から聞いた、会社の”会議あるある”とあわせて紹介します。

・時間通りに開始することの方がまれ（予定時間になってから会議室に移動している人が多々いる）

・いつも同じ人が遅れてきて会議が途切れる

・会議の終了時間があいまい

・何を決める会議なのかが不明確（定期的に開催することだけが決まっている）

・だれの失態なのか、責任の所在の追求に時間をかけている

・だれが責任者として行動しているのか分からない（だれも責任を取らない）

・決まったはずの内容を、後日、議論しなおそうとする人がいる

・「他のだれかの仕事」という意識で行動している人たちが集まっている

「あるある〜！」という声が聞こえてきそうです。

私も過去には「この会議に意味はあるんだろうか…」「何も決まらない会議に1時間をかけてみんな暇なのだろうか…」と思ったことがあります。

しかし、今思うと自分も”ほかの誰か”に責任をなすりつけている、上記のような人たちのひとりでした。

・開始時間の5分前に参加者全員が会議室の席についていて、時間ぴったりに会議がはじまる

・会議の終了予定時間が決まっている

・議題や決めるべきことなど、会議の目的を参加者全員に事前に共有している

・会議中の役割を決めた状態ではじまる

　例：会議を進行する人、議事録を作成する人、会議中に決まったタスクを関係者にメールする人、など

・「自分が決める」という意識で責任を持って行動する人たちが集まっている

会議の基準については代表の宮田がいつも口すっぱく言い続けているため、当社ではこれが当たり前になりましたが、なかなかそうはなっていない会社もあるのではないでしょうか。

時間をムダにしてしまっている会議というのは、”誰”が”何”を決めるのかがあいまいなままなんとなく時間が過ぎていったり、誰かの発言を待っている人たちばかりの会議だと感じます。

そのような会議は参加者全員の時間をムダにしてしまうだけでなく、会議終了後に結局どんな行動が必要なのかがよく分からないことが多いのではないでしょうか。

その結果、次回以降もまた同じ話ばかり繰り返してしまうというループに陥りがちです。

最近思うのは、事前準備がすべてだということ。

あらかじめ議題を決める、決めることを決める、役割を決める、議事録を作るなどしておけば、会議の時間は順番に予定に沿って判断していくだけです。

会議中には参加者全員が同じ認識で議題を前進させるために試行錯誤すれば、会議終了後にはそれぞれの仕事も加速していくはずです。

大切な時間をムダにしないためにも、仕事を気持ちよく前に進めるためにも、自分が責任をとって動くことを意識してみてはいかがでしょうか。

広報杉田

株式会社ONEブログ