【会議の悩み解消②】仕事を取りに行って、会議を自分が活躍する場に!
こんにちは。
広報担当杉田です。
コロナの影響で、オンライン会議が一般的になりつつありますね。
私も先日、社外の方とオンライン会議を行いました。
オンライン会議ならではの注意点と改善案
ソーシャルディスタンスを維持できたり、普段出張しなければならないような遠方の人とも簡単に会議ができたりと、メリットも多いオンライン会議。
しかし、オンライン会議ならではの注意点もあります。
セキュリティが確保されているツールを使用することや、声が周りに聞こえてしまうため受ける場所にも注意が必要です。
また、次にだれが発言するのか探り探りになることにより会議が間のびしやすくなったり、通信環境の都合で音声が聞こえにくくなることもあります。
改善方法としては、
・会議をはじめる前に通信環境が万全か確認しておく
・事前に議題を明確にしておき、だれが何を発言するのかを全員が把握しておく
・議題の順番上、次に自分が発言することが分かっている人は、前の人が言い終わる前に少しかぶるくらいのタイミングで話し始める(通信のタイムラグが埋まってちょうどいい会話のリズムを保つことができます)
回線や通信状況などは目に見えない要因でもありますが、事前に準備できることはすべて万全にしておくことがオンライン会議を円滑にする助けとなります。
事前準備が大事!議題、議事録作成のすすめ
前回の記事でも言ったように、オンライン会議でも事前に議題を決めて共有しておくことが大事です。
ここでひとつ提案ですが、議題や議事録の作成を自分から買って出てみてはいかがでしょうか。
周囲からの信頼が格段に上がるはずです。
過去にあまり議事録を作成したことがない方は、慣れるまで苦労するかもしれません。
しかし、議題や議事録を書くメリットは会議の円滑化になるだけではなく、自分のためでもあります。
議事録を作成すると、会議の本質や大枠を掴みやすくなるので、仕事の質が上がります。
よって、自分の経験上、議事録作成に慣れた人とそうでない人では、仕事の差がつきやすいように思います。
さいごに
会議を自分が活躍する場にしてしまえば、新人であろうが長く働いている人であろうが、必要な人財とみなされやすくなるのではないでしょうか。
会議をすることや議事録を作成することが仕事のゴールではありませんが、自分から仕事を取りに行って周りに喜ばれることは、仕事の本質のように思います。
それがいずれ、巡り巡って会社の信頼や収益につながるのではないでしょうか。
なにより、退屈だと思っていた会議でも、自分が積極的に行動すればするほど仕事がもおもしろくなっていくのが体感できると思います。
ぜひ、試してみてください。
広報 杉田